Politique de protection des données personnelles

Le présent document décrit comment Glas SAS, basé au 40 rue du Colisée, 75008, Paris, France (« GLAS »), ou suivant les cas, «nous», «notre» ou «nous», collectons et utilisons vos informations personnelles.

Nous nous engageons à être transparents et à protéger vos données ; par conséquent, ce document décrit comment nous stockons et protégeons vos données, avec qui nous partageons vos données et combien de temps nous conservons vos données. Le présent document décrit également vos droits et les actions à entreprendre si vous êtes préoccupé ou inquiets de la manière dont GLAS peut traiter vos données personnelles. Si nous vous demandons de fournir certaines informations permettant de vous identifier lors de l’utilisation de ce site Web, vous pouvez être assuré qu’elles ne seront utilisées que conformément à la présente politique de protection des données personnelles.

GLAS est le contrôleur des données et est responsable du traitement des données de ses clients. Notre Délégué à la Protection des Données (« DPD ») qui est responsable de la conformité de GLAS et de ses employés au RGPD et qui est le premier point de contact pour les personnes dont les données sont traitées peut être contacté à l’adresse suivante : dpo@glas.agency.

Les références dans ce document à «vos informations» correspondent aux données personnelles que vous fournissez ou qui nous sont fournies.

Qui nous fournit vos données personnelles ?

• Vous directement,
• Un tiers (par exemple, un avocat, un bénéficiaire) ou autre qui participent à notre prestation de services.

Quels types de données personnelles peuvent être collectées par GLAS ?

• Nom complet (peut inclure l’état matrimonial)
• Identification photographique
• Adresse e-mail professionnelle
• Numéro de téléphone
• Nationalité
• Date de naissance
• Numéro de passeport
• Justificatif de domicile
• Coordonnées bancaires tels que le numéro de compte
• Numéro fiscal ou de sécurité sociale
• Nom(s) de l’exécuteur testamentaire
• Nom (s) du bénéficiaire

Comment utilisons-nous vos données personnelles et quelle est la base légale pour les traiter

Votre Adresse e-mail professionnelle: nous avons besoin de ces informations pour vous contacter dans le cadre d’une transaction / d’un accord. La base légale du traitement de ces données personnelles est la poursuite de nos intérêts légitimes.

Pièce d’identité avec photo (y compris, mais sans limitation, passeport, carte d’identité nationale, permis de conduire): Nous utilisons une pièce d’identité avec photo pour vérifier l’identité d’un client potentiel. Ceci est conforme à nos procédures «Know Your Customer» (KYC) et à l’obligation légale de remplir nos obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et du financement du terrorisme.

Justificatif de Domicile: Nous utilisons un justificatif de domicile pour vérifier l’identité d’un client potentiel. Ceci est conforme à nos procédures KYC et à une exigence légale pour remplir nos obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et du financement du terrorisme.

Nom, adresse e-mail et numéro de téléphone fournis via notre site Web: Nous utiliserons également vos informations personnelles pour vous contacter en utilisant les données que vous avez fournies dans le cadre de la prestation de nos services et à des fins opérationnelles et commerciales. Notre base légale pour le traitement de ces informations est la poursuite de nos intérêts légitimes.

Coordonnées bancaires: nous avons besoin de vos coordonnées bancaires pour effectuer des paiements d’intérêts ou pour distribuer des fonds ou séquestres (le cas échéant). La base de ce traitement est le contrat passé avec la personne et la poursuite de notre intérêt légitime.

Confirmation du numéro fiscal ou du numéro de sécurité sociale d’une personne: nous avons besoin du numéro fiscal ou de sécurité sociale d’un client pour vérifier l’identité d’un client potentiel. Ceci est conforme à nos procédures KYC et aux exigences légales.

Convention d’homologation testamentaire originale (cela peut inclure les noms de l’exécuteur testamentaire et / ou du bénéficiaire): Nous avons besoin de ces données pour la tenue de nos registres, par exemple, pour leur mise à jour. Nous avons également besoin de la convention d’homologation pour effectuer des paiements si le bénéficiaire est décédé. Il est dans notre intérêt légitime de traiter ces données.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles

Si les données personnelles que vous fournissez à nos managers de transactions sont destinées à remplir nos obligations en matière de KYC, vos données personnelles seront envoyées en toute sécurité par courrier électronique à notre équipe conformité pour être traitées.

Votre nom et votre adresse e-mail seront partagés avec notre plate-forme marketing (détenu par un tiers), MailChimp, afin de vous envoyer des communications marketing. Les mêmes données seront également partagées avec notre système de gestion de la relation client (CRM) (lui aussi détenu par un tiers).

Vos informations peuvent être divulguées lorsque nous croyons de bonne foi que la divulgation est:

• Une obligation légale;
• Pour protéger la sécurité de nos employés, du public ou de la propriété de GLAS;
• Requise afin de se conformer à une procédure judiciaire, une ordonnance du tribunal ou une procédure judiciaire; ou
• Pour la prévention ou la détection d’activité criminelle (y compris la fraude).

Stockage, sécurité et transferts

GLAS prend très au sérieux la sécurité et la protection de vos données personnelles. Nous avons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour garantir que vos données personnelles soient protégées contre les menaces externes et internes et que l’accès aux données personnelles soit limité à ceux qui ont besoin de les traiter. Afin d’empêcher l’accès ou la divulgation non autorisés, nous avons mis en place des procédures physiques, électroniques et de gestion appropriées pour sauvegarder et sécuriser les informations que nous recueillons en ligne. GLAS a également mis en place des procédures de sauvegarde et de récupération dans le cas peu probable où vos données personnelles seraient perdues ou détruites accidentellement. Une fois vos données personnelles traitées, elles seront stockées en toute sécurité dans un portail privé sur Microsoft Office 365 dont l’accès est protégé.

Votre nom et votre adresse e-mail professionnelle seront stockés sur notre système CRM (déténu par un tiers) dont l’accès est limité uniquement à ceux qui ont un besoin professionnel de voir ces informations. Notre CRM est conforme à SOC 2 et maintient des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos informations contre la perte, la destruction, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé ou la divulgation.

Notre CRM est conforme à l’UE-États-Unis Privacy Shield Framework et le Swiss – U.S. Privacy Shield Framework tel qu’établi par les États-Unis. Les serveurs de MailChimp sont situés aux États-Unis, de sorte que les informations peuvent être transférées, stockées ou traitées aux États-Unis. Cependant, MailChimp participe et a certifié sa conformité avec le cadre du bouclier de protection des données UE-États-Unis et Suisse-États-Unis. GLAS peut transférer vos données personnelles en dehors de l’Espace économique européen (EEE) et vos données peuvent être transférées en France depuis un pays en dehors de l’EEE. Si cela se produit, nous nous assurerons que des garanties appropriées sont en place et que vos données personnelles seront protégées au même niveau qu’en France.

Publicité par e-mail

Nous nous appuyons sur la base juridique suivante pour envoyer des e-mails marketing:

• Là où il est dans notre poursuite d’un intérêt légitime de le faire
• Avec votre accord

Par «intérêts légitimes», nous entendons que nous avons une raison commerciale d’utiliser ces données et qu’elles n’entrent pas injustement en conflit avec vos intérêts.

Si vous nous avez fourni votre carte de visite, nous vous ajouterons à notre liste de marketing. Nous aimerions vous tenir au courant des informations sur GLAS, nos produits ou services susceptibles de vous intéresser, les mises à jour, les briefings et les invitations à nos événements. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.

Si vous avez donné votre consentement pour recevoir nos e-mails marketing via notre site Web, nous pouvons utiliser votre adresse e-mail professionnelle pour vous envoyer par e-mail les informations ci-dessus.

Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en cliquant sur le lien «se désinscrire» en bas de tout e-mail de notre part ou en cliquant ici

Pendant combien de temps GLAS conserve vos données?

Les données personnelles ci-dessus resteront dans nos fichiers aussi longtemps que nous aurons des besoins commerciaux raisonnables et conserveront les données personnelles conformément aux exigences ou aux directives légales et réglementaires. Notre politique anti-blanchiment d’argent (AML) confirme que pour assurer le respect de notre politique de diligence raisonnable de la clientèle, les enregistrements d’identification doivent être conservés pendant 5 ans après la résiliation du compte ou l’échéance d’une transaction. Pendant ces 5 années, vos données personnelles seront archivées en toute sécurité dans Microsoft Office 365 Sharepoint.

Après cette date, nous supprimerons vos données personnelles en toute sécurité et prendrons des mesures pour nous assurer que les données personnelles soient effacées et ne puissent pas être récupérées.

De nombreux documents peuvent légitimement devoir être conservés pendant plus de cinq ans après leur réception. Si GLAS a toujours une relation commerciale, directe ou indirecte, avec un individu par le biais d’une structure d’entreprise, nous devons alors maintenir les données et les actualiser si nécessaire.

Comment utilisons- nous les cookies ?

Les cookies sont des fichiers texte placés sur votre ordinateur pour collecter des informations Internet standard et des informations sur le comportement des visiteurs. Ces informations sont utilisées pour suivre l’utilisation du site Web par les visiteurs et pour compiler des rapports statistiques sur l’activité du site Web.

Pour plus d’informations, visitez www.aboutcookies.org ou www.allaboutcookies.org

Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il n’accepte pas les cookies et les sites Web ci-dessus vous indiquent comment supprimer les cookies de votre navigateur. Cependant, dans certains cas, certaines fonctionnalités de notre site Web peuvent ne pas fonctionner en conséquence.

Liens vers d’autres sites Web

Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web. Cet avis de confidentialité s’applique uniquement à notre site Web.Par conséquent, lorsque vous créez un lien vers d’autres sites Web, vous devez lire leurs propres politiques de confidentialité.

Contrôle de vos informations personnelles

Vous pouvez choisir de restreindre l’utilisation de vos informations personnelles. Après avoir rempli notre formulaire sur le site Web, vous pouvez cocher ou laisser vide la case vous demandant si vous êtes consentez à recevoir les futures communications marketing de GLAS.

Nous ne vendrons, ne distribuerons ni ne louerons vos informations personnelles à des tiers, sauf si nous avons votre permission ou si la loi l’exige.

Accès à vos informations et correction

En vertu des nouvelles réglementations, vous avez le droit d’accéder à une copie de vos propres données personnelles que nous détenons. C’est ce qu’on appelle une demande d’accès au sujet (SAR) et toute demande doit être adressée par écrit au délégué à la protection des données. Les informations seront fournies dans un délai d’un mois après réception. Si la demande est manifestement infondée ou excessive, GLAS peut prolonger ce délai de deux mois supplémentaires. Si tel est le cas, vous en serez informé et nous vous expliquerons pourquoi l’extension est nécessaire.

Si vous pensez que les informations que nous détenons sur vous sont incorrectes ou incomplètes, veuillez nous écrire ou nous envoyer un e-mail dès que possible. Nous corrigerons rapidement toute information jugée incorrecte.

Vos droits

Les nouvelles réglementations donnent aux individus plus de droits sur leurs données personnelles. Vos droits s’appliquent à certaines circonstances et si vous souhaitez exercer l’un des éléments ci-dessous, nous pouvons vous faire savoir si ceux-ci s’appliquent ou non.

Vos droits incluent:

• Le droit d’être informé du traitement de vos données et de la manière dont elles sont collectées et utilisées
• Le droit de rectifier vos données si elles s’avèrent incorrectes ou incomplètes
• Le droit de faire supprimer vos données personnelles (le «droit à l’oubli»)
• Le droit de restreindre le traitement de vos données personnelles
• Le droit à la portabilité des données (pour déplacer, copier ou transférer vos informations personnelles)
• Le droit de s’opposer au traitement de vos données personnelles
• Droits relatifs à la prise de décision automatisée et au profilage qui auraient un impact juridique ou vous affecteraient de façon significative

Si le traitement de vos données personnelles a été basé sur le consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment. Pour ce faire, veuillez contacter le Délégué à la Protection des Données.

Si vous êtes préoccupé par la manière dont GLAS traite vos données personnelles, veuillez contacter notre Délégué à la Protection des Données en premier lieu. Cependant, si vous estimez que les mesures appropriées n’ont pas été prises, vous avez le droit d’informer une autorité de contrôle, telle que la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), CNIL.fr

GLAS peut réviser cette politique de temps à autre. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour les mises à jour.